Veri*Factu vs Factura electrónica Obligatoria. Que son, diferencias y cómo afecta a empresas y autónomos

Factura electrónica y Veri*Factu. Lo que autónomos y pymes deben preparar antes de 2026

El 1 de enero de 2026 para empresas societarias de facturación menor a 8 millones, y el 1 de julio para autónomos, la forma en la que gestionan su facturación cambiará por completo. Dos normas clave, la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, traen consigo la obligatoriedad de la factura electrónica y la implantación del sistema Veri*Factu. Ambos avances no solo suponen una transformación digital, sino también un mayor control por parte de Hacienda

¿Qué es Veri*Factu?

Entra en juego una novedad respecto a cómo vamos a emitir las facturas y por qué canal: el sistema Veri*Factu.

No se trata de un formato de factura, sino de un mecanismo de control antifraude.

Con Veri*Factu, los autónomos y empresas estarán obligados a emitir sus facturas a través de software certificado por Hacienda, que cumpla con requisitos técnicos muy estrictos:

• numeración correlativa,
• imposibilidad de borrado o manipulación,
• registro de huellas digitales (hash) y
• código QR para su trazabilidad.

VERI*FACTU es un sistema antifraude donde cada factura debe pasar por un software certificado que asegure trazabilidad, y en muchos casos se remitirá directamente a Hacienda.

Dos modalidades para presentar las facturas:

1. Modalidad con remisión inmediata a Hacienda (AEAT)

Cada vez que se expide una factura, el software la envía en tiempo real (o casi real) a la Agencia Tributaria.

Hacienda recibe todos los datos de facturación de forma directa.

Ventajas:

• Cumplimiento automático.
• Menos riesgo de sanciones por omisión.
• Facilita contrastar datos en caso de inspección.

Inconveniente: mayor exposición del negocio a la AEAT (la Agencia conoce toda la facturación de inmediato).

2. Modalidad sin remisión inmediata (solo registro en el sistema)

• El software de facturación debe cumplir las exigencias del reglamento:
• Invariabilidad (no se pueden borrar facturas).
• Integridad y trazabilidad (registro seguro, con huellas digitales o códigos hash).
• Las facturas no se envían en tiempo real, pero el sistema debe permitir su envío a requerimiento de Hacienda.

Ventajas: mayor autonomía en el día a día.

Inconveniente: en una inspección, si se detecta manipulación, las sanciones son muy elevadas.

¿Qué procedimiento deben seguir las pequeñas empresas y los autónomos para adaptarse a la nueva facturación del sistema VERI*FACTU?

Tanto empresas como autónomos deberán seguir pasos similares:

1. Usar software de facturación certificado

• No podrán usarse hojas Excel o programas sin homologar.
• El software deberá estar adaptado a los requisitos de VERI*FACTU:
• Numeración correlativa e inalterable.
• Registro de huella digital de cada factura.
• Imposibilidad de borrado o modificación.
• Posibilidad de conexión con la AEAT.

2. Elegir modalidad de trabajo

Enviar todas las facturas en tiempo real (más seguro frente a inspecciones) o mantener las facturas en el sistema certificado, sabiendo que Hacienda podrá pedir los registros.

3. Comunicación a la AEAT

Informar a la Agencia Tributaria de qué sistema se va a utilizar.

El reglamento establecerá la forma de comunicación (se espera un registro de software y modalidad elegida).

4. Generar facturas con código identificativo

Cada factura llevará un código alfanumérico único y un hash que garantizan su integridad.

Además, incluirán un «Código QR» para que el cliente pueda verificar en la AEAT la validez de la factura.

5. Conservación y accesibilidad

Las facturas deben guardarse durante el plazo legal (4 años mínimo en materia fiscal).

Deben ser accesibles para clientes y para Hacienda en caso de inspección.

Fechas clave para la entrada en vigor de Veri*Factu

1 de enero de 2026:
Comienza la obligatoriedad para las empresas del Impuesto sobre Sociedades (como S.L. y S.A.).

1 de julio de 2026:
Comienza la obligatoriedad para el resto de empresas y autónomos que utilicen software de facturación.

En definitiva, las empresas y autónomos no tendrán que hacer nada en especial sino que deberán tener sus programas de facturación actualizados. Serán esos programas de facturación los que les permita cumplir la nueva normativa.

En comunicaciones siguientes ya informaremos de casos más específicos.

¿Y la factura electrónica obligatoria.? Un paso hacia la digitalización total

La factura electrónica no es algo nuevo. Desde hace años es obligatoria para quienes facturan a la Administración Pública mediante el formato Facturae. Sin embargo, con la Ley Crea y Crece, su uso se extenderá a todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B).

Esto significa que dejarán de tener validez las facturas en papel o los simples PDFs sin estructura. En su lugar, todas las facturas deberán de:

• Emitirse en formatos electrónicos estructurados (UBL, Facturae, CII…), de manera que cualquier software pueda leerlas.
• Incluir mecanismos que garanticen autenticidad e integridad, como la firma electrónica o el sellado de tiempo.
• Incorporar información sobre los estados de la factura: aceptada, rechazada, pagada o vencida. Este detalle permitirá a Hacienda vigilar los plazos de pago entre empresas.
• Conservarse de forma digital durante al menos cuatro años, accesibles tanto para el cliente como para la Agencia Tributaria.

¿Qué implica para autónomos y pequeñas empresas?

Para muchos autónomos acostumbrados a facturar con Excel o documentos en PDF, el cambio será importante. A partir de la entrada en vigor de la norma tendrán que seguir unos pasos de adaptación al nuevo sistema:

• Adoptar un software de facturación homologado que genere facturas en formato electrónico válido.
• Disponer de un certificado digital para firmar electrónicamente sus facturas.
• Estar conectados a la plataforma de intercambio que defina el reglamento, asegurando la interoperabilidad entre empresas.
• Gestionar los estados de la factura cuando sus clientes los comuniquen.
• Almacenar de forma segura las facturas durante el plazo legal.

En resumen, será necesario pasar de un sistema manual a uno totalmente digital y estandarizado.

Fechas clave para la factura electrónica

• En el plazo de 1 año a partir de la publicación de Reglamento Técnico: Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros:
• En el plazo de 2 años a partir de la publicación del Reglamento Técnico: Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros.

En la actualidad todavía no ha sido publicado el citado Reglamento por lo que los plazos para la implantación de la factura electrónica todavía no han comenzado.

Diferencias clave entre factura electrónica obligatoria y Veri*Factu

Aunque ambos conceptos estén relacionados, no son lo mismo:

La factura electrónica busca digitalizar las relaciones B2B, facilitando el intercambio de información entre empresas.

VERI*FACTU busca controlar el fraude fiscal, asegurando que ninguna factura pueda ser manipulada y que Hacienda tenga acceso inmediato o diferido a todas ellas.

En la práctica, los autónomos y pymes tendrán que cumplir con ambas obligaciones: emitir facturas electrónicas válidas en sus relaciones con otras empresas y hacerlo mediante un software adaptado a VERI*FACTU.

Tanto VERI*FACTU como la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) van a convivir, pero son dos obligaciones distintas que afectan de manera diferente a empresas y autónomos. Es decir:

 VERI*FACTU es un sistema antifraude: cada factura debe pasar por un software certificado que asegure trazabilidad, y en muchos casos se remitirá directamente a Hacienda.

Factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) es un sistema de comunicación entre empresas. Toda relación B2B deberá hacerse con factura electrónica (no papel, no PDF simple), para asegurar interoperabilidad y digitalización.

Un reto, pero también una oportunidad

El nuevo marco normativo puede generar cierta preocupación, sobre todo entre autónomos y pymes que aún trabajan con métodos tradicionales. Sin embargo, también representa una gran oportunidad para digitalizar la gestión financiera, ganar eficiencia y reducir errores.

El cambio es inevitable. La mejor estrategia es anticiparse y empezar la adaptación ahora, en lugar de esperar a que la obligación sea inminente.

Esperamos haberos ayudado

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