Qué debes saber sobre el sistema Veri*Factu y los programas de facturación (SIF)

FAQ: Preguntas y dudas frecuentes 

El sistema Verifactu es una de las grandes novedades que trae la Agencia Tributaria para garantizar que todas las facturas emitidas por empresas y autónomos sean auténticas, seguras y no manipulables.
En pocas palabras, busca evitar el fraude y mejorar el control fiscal, digitalizando completamente la emisión de facturas.

A continuación te explicamos, de forma sencilla, las principales dudas sobre este nuevo sistema y cómo afecta a los sistemas informáticos de facturación (SIF), es decir, los programas que usamos para emitir facturas.

¿A qué programas afecta Verifactu?

El sistema Verifactu se aplica solo a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Es decir, a los programas o aplicaciones que se usan para emitir facturas, tanto las completas como las simplificadas (los antiguos “tickets”).

Por ejemplo:

• Un software de facturación online como FacturaDirecta, Holded o Contasimple.

• Un programa interno de contabilidad o facturación de una empresa.

No afecta a otros programas que se usan solo para generar albaranes, presupuestos o justificantes de entrega de servicios, porque esos documentos no son facturas oficiales.

¿A qué documentos se aplica?

Únicamente a las facturas, tanto las ordinarias (completas) como las simplificadas.
No afecta a presupuestos, proformas, albaranes ni otros documentos similares.

Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es cualquier herramienta (software y hardware) que:

• Permite crear, guardar y procesar facturas.

• Conserva los datos fiscales.

• Y puede generar otros informes derivados (por ejemplo, libros de IVA o informes contables).

En resumen, si un programa puede emitir facturas reales y conservar esos datos, debe adaptarse a Verifactu.

¿Se pueden seguir usando facturas proforma o borradores?

Sí, se pueden hacer facturas proforma o borradores, pero con una condición importante: una vez que la factura oficial se emite (con su código QR y su registro en la Agencia Tributaria), ya no se puede modificar.

Las proformas deben guardarse y estar vinculadas al sistema de facturación oficial, formando parte del mismo software.
Si se usan programas diferentes para hacer borradores que luego no se registran correctamente, Hacienda podría considerarlo una irregularidad sancionable.

¿Qué pasa si alquilo viviendas o locales?

Dependerá del tipo de actividad:

• Si el alquiler forma parte de una actividad económica (por ejemplo, tienes personal contratado a jornada completa o alquilas apartamentos turísticos con servicios), entonces sí tendrás que adaptarte a Verifactu.

• Si solo alquilas una o varias viviendas como persona física sin empleados, generando rendimientos del capital inmobiliario, entonces no te afecta Verifactu, porque no se considera actividad empresarial.

¿Y si hago las facturas a mano o con Excel?

• Si haces tus facturas a mano o con un talonario, no te afecta Verifactu, porque no estás usando un sistema informático de facturación (SIF).

• Si las haces con Excel o Word, tampoco te afecta si solo introduces los datos y las imprimes.

Pero ten en cuenta que:

Si usas Excel con fórmulas automáticas o macros que calculan los totales o generan los libros de IVA o IRPF, entonces sí se considera un sistema informático de facturación, y deberás adaptarlo a Verifactu.

En resumen:

• Excel simple → no afecta.

• Excel con macros o automatizaciones → sí afecta.

Hacienda podrá revisar si el programa que usas cumple los criterios de un SIF según sus capacidades técnicas.

¿Aplica a facturas a clientes extranjeros?

Sí.
El sistema Verifactu se aplica a todas las facturas emitidas por empresarios o profesionales, tanto si son para clientes en España como en el extranjero.
Esto incluye:

• Exportaciones.

• Operaciones intracomunitarias (a otros países de la UE).

• Servicios internacionales.

En un cuadro resumen quedaría de esta manera: